Soạn bài Biên bản
Hướng dẫn soạn bài Biên bản – Ngữ văn 9 chi tiết, đầy đủ nhất. Thông qua việc thực hành trả lời các câu hỏi trong phần hướng dẫn và bài tập, chúng ta có thể củng cố kiến thức cơ bản về học phần này.
I – Đặc điểm của văn bản
Đọc các văn bản sau và trả lời câu hỏi
a, Biên bản ghi lại những sự việc gì ? (mục đích)
Biên bản ghi lại những sự việc gì ? (mục đích)
Biên bản là văn bản ghi lại các sự việc, hiện tượng có thật đã xảy ra, được lập ra nhằm mục đích lưu lại những thông tin về sự việc đó để phục vụ cho việc quản lý, điều hành, giải quyết công việc hoặc để làm chứng cứ trong trường hợp cần thiết.
Trong văn bản 1, biên bản ghi lại nội dung sinh hoạt chi đội 9D trong tuần 6.
Trong văn bản 2, biên bản ghi lại việc trả lại giấy tờ, tang vật, phương tiện vi phạm hành chính cho chủ sở hữu, người quản lí hoặc người sử dụng hợp pháp.
b, Biên bản cần phải đạt những yêu cầu gì về nội dung và hình thức ?
Biên bản cần phải đạt những yêu cầu gì về nội dung và hình thức ?
Về nội dung:
Biên bản phải ghi lại đầy đủ, chính xác các sự việc, hiện tượng đã xảy ra, không được thêm bớt, sửa chữa, tẩy xóa.
Biên bản phải có đầy đủ các thông tin cần thiết như:
Thời gian, địa điểm lập biên bản.
Thành phần tham dự lập biên bản.
Nội dung của sự việc, hiện tượng được ghi lại.
Kết luận, kiến nghị (nếu có).
Về hình thức:
Biên bản phải được viết rõ ràng, sạch sẽ, dễ đọc.
Biên bản phải được lập thành hai bản có nội dung và giá trị như nhau, một bản giao cho người lập biên bản, một bản giao cho người tham dự lập biên bản.
c, Văn bản 1 là biên bản hội nghị, văn bản 2 là biên bản sự vụ. Em hãy kể tên một số loại biên bản thường gặp trong thực tế.
Văn bản 1 là biên bản hội nghị, văn bản 2 là biên bản sự vụ. Em hãy kể tên một số loại biên bản thường gặp trong thực tế.
Một số loại biên bản thường gặp trong thực tế bao gồm:
Biên bản hội nghị: ghi lại nội dung, kết luận của các cuộc họp, hội nghị.
Biên bản họp: ghi lại nội dung, kết luận của các cuộc họp, hội thảo chuyên đề.
Biên bản nghiệm thu: ghi lại kết quả nghiệm thu công trình, sản phẩm, dịch vụ.
Biên bản kiểm tra: ghi lại kết quả kiểm tra về chất lượng, số lượng, tình trạng của các đối tượng được kiểm tra.
Biên bản vi phạm: ghi lại các hành vi vi phạm pháp luật, nội quy, quy chế.
Biên bản giao nhận: ghi lại việc giao nhận tài sản, hàng hóa, vật tư.
Biên bản thanh lý hợp đồng: ghi lại việc thanh lý hợp đồng mua bán, hợp đồng lao động,…
Biên bản giải quyết khiếu nại, tố cáo: ghi lại việc giải quyết các khiếu nại, tố cáo của công dân.
Biên bản ghi nhận sự việc: ghi lại những sự việc xảy ra bất thường, không có tính chất pháp lý.
II – Cách viết văn bản
Đọc lại các văn bản ở mục I và trả lời các câu hỏi sau :
Câu 1: Phần mở đầu của biên bản gồm những mục gì ? Tên của biên bản được viết như thế nào ? (Chú ý: Các loại văn bản khác nhau có cách ghi khác nhau.)
Phần mở đầu của biên bản gồm những mục sau:
Thời gian, địa điểm lập biên bản: Ghi rõ ngày, tháng, năm, giờ, phút lập biên bản, địa điểm lập biên bản.
Tên biên bản: Ghi rõ tên loại biên bản, tên sự việc, hiện tượng được ghi lại.
Thành phần tham dự lập biên bản: Ghi rõ họ tên, chức vụ, đơn vị của những người tham dự lập biên bản.
Tên của biên bản được viết như sau:
Với biên bản hội nghị: Tên biên bản gồm tên loại biên bản, tên tổ chức, cơ quan tổ chức hội nghị, số thứ tự của hội nghị. Ví dụ: Biên bản hội nghị tổng kết năm học 2023-2024 của trường THCS Kết Đoàn.
Với biên bản sự vụ: Tên biên bản gồm tên loại biên bản, nội dung chính của sự việc, hiện tượng được ghi lại. Ví dụ: Biên bản trả lại giấy tờ, tang vật, phương tiện vi phạm hành chính.
Cụ thể ở văn bản 1 và văn bản 2:
Văn bản 1:
Thời gian, địa điểm lập biên bản: Khai mạc lúc 10 giờ, ngày 7 tháng 10 năm 2005.
Tên biên bản: Biên bản sinh hoạt chi đội
Thành phần tham dự lập biên bản: 43 bạn đội viên chi đội 9D.
Văn bản 2:
Thời gian, địa điểm lập biên bản: Hôm nay, hồi… giờ … phút, ngày … tháng … năm … tại …
Tên biên bản: Biên bản trả lại giấy tờ, tang vật, phương tiện vi phạm hành chính
Thành phần tham dự lập biên bản:
Ông (bà) …
Cấp bậc : …
Chức vụ : …
Đơn vị công tác : …
Như vậy, phần mở đầu của biên bản là phần quan trọng, giúp người đọc nắm được những thông tin cơ bản về biên bản, bao gồm thời gian, địa điểm lập biên bản, tên biên bản, thành phần tham dự lập biên bản.
Câu 2: Phần nội dung biên bản gồm những mục gì ? Nhận xét cách ghi những nội dung này trong biên bản. Tính chính xác, cụ thể của biên bản có giá trị như thế nào ?
Phần nội dung biên bản gồm những mục sau:
Nội dung của sự việc, hiện tượng được ghi lại: Đây là mục quan trọng nhất của biên bản, cần ghi lại đầy đủ, chính xác các nội dung của sự việc, hiện tượng được ghi lại.
Kết luận, kiến nghị (nếu có): Ghi lại ý kiến của những người tham dự lập biên bản về sự việc, hiện tượng được ghi lại.
Cụ thể ở văn bản 1 và văn bản 2:
Văn bản 1:
Nội dung của sự việc, hiện tượng được ghi lại: Phần này ghi lại nội dung sinh hoạt chi đội 9D trong tuần 6, bao gồm:
Tình hình học tập của chi đội: toàn chi đội học tập chăm chỉ, tuy nhiên vẫn còn một số bạn nói chuyện riêng trong giờ học môn Tiếng Anh, môn Địa lí.
Tình hình nề nếp, vệ sinh môi trường: vẫn còn hiện tượng không mặc đồng phục, ăn mặc chưa chỉnh tề.
Ý kiến của các bạn dự họp: phê bình một số bạn cán sự lớp chưa nghiêm túc trong sinh hoạt, cần chăm chỉ học tập để chào mừng Ngày Nhà giáo Việt Nam.
Phản biểu của đại biểu Trần Thị Thanh Hà: biểu dương sự cố gắng của chi đội 9D, tán thành ý kiến tổ chức tháng thi đua học tập chào mừng Ngày Nhà giáo Việt Nam.
Kết luận, kiến nghị (nếu có): Phần này ghi lại kết luận của buổi sinh hoạt chi đội: Lê Thành Sơn phô’ biên công tác Đội tuần tới.
Văn bản 2:
Nội dung của sự việc, hiện tượng được ghi lại: Phần này ghi lại việc trả lại giấy tờ, tang vật, phương tiện vi phạm hành chính cho chủ sở hữu, người quản lí hoặc người sử dụng hợp pháp. Trong đó, ghi rõ thông tin của người vi phạm, loại giấy tờ, tang vật, phương tiện vi phạm, số lượng, đặc điểm, chủng loại, số hiệu, nhãn hiệu, kí hiệu, số đăng kí (nếu có), xuất xứ, tình trạng của giấy tờ, tang vật, phương tiện vi phạm.
Kết luận, kiến nghị (nếu có): Phần này ghi lại việc người vi phạm đã nhận đủ số giấy tờ, tang vật, phương tiện vi phạm hành chính nêu trên.
Nhận xét cách ghi những nội dung này trong biên bản:
Cách ghi nội dung của sự việc, hiện tượng được ghi lại trong biên bản cần phải đầy đủ, chính xác, trung thực, không được thêm bớt, sửa chữa, tẩy xóa. Nội dung cần ghi rõ ràng, mạch lạc, dễ hiểu.
Cách ghi kết luận, kiến nghị trong biên bản cần ghi rõ ý kiến của những người tham dự lập biên bản về sự việc, hiện tượng được ghi lại.
Tính chính xác, cụ thể của biên bản có giá trị như thế nào ?
Tính chính xác, cụ thể của biên bản có giá trị quan trọng, giúp cho người đọc nắm được đầy đủ, chính xác các thông tin về sự việc, hiện tượng được ghi lại.
Biên bản có tính chính xác, cụ thể sẽ có giá trị pháp lý, được sử dụng làm chứng cứ trong trường hợp cần thiết.
Câu 3: Phần kết thúc biên bản có những mục nào ? Mục kí tên dưới biên bản nói lên điều gì ?
Phần kết thúc biên bản gồm những mục sau:
Thời gian, địa điểm lập biên bản: Ghi rõ ngày, tháng, năm, giờ, phút lập biên bản, địa điểm lập biên bản.
Kí tên của những người tham dự lập biên bản: Mỗi người tham dự lập biên bản ký tên, ghi rõ họ tên và chức vụ.
Mục ký tên dưới biên bản nói lên điều gì ?
Mục ký tên dưới biên bản là việc ghi nhận sự đồng ý của những người tham dự lập biên bản về nội dung của biên bản.
Mục ký tên dưới biên bản cũng là cơ sở pháp lý để xác định trách nhiệm của những người tham dự lập biên bản.
Cụ thể ở văn bản 1 và văn bản 2:
Văn bản 1:
Thời gian, địa điểm lập biên bản: Biên bản lập xong hồi … giờ … phút cùng ngày, đã đọc lại cho những người có tên nêu trên cùng nghe công nhận đúng và cùng ký tên dưới đây.
Kí tên của những người tham dự lập biên bản:
Lê Thành Sơn (Chủ toạ)
Phan Thị Thuỳ Linh (Thư ký)
Văn bản 2:
Thời gian, địa điểm lập biên bản: Biên bản lập xong hồi … giờ … phút cùng ngày, đã đọc lại cho những người có tên nêu trên cùng nghe công nhận đúng và cùng ký tên dưới đây.
Kí tên của những người tham dự lập biên bản:
Ông (bà) … (Người vi phạm)
Ông (bà) … (Người lập biên bản)
Như vậy, phần kết thúc biên bản là phần quan trọng, giúp cho biên bản có giá trị pháp lý và được sử dụng làm chứng cứ trong trường hợp cần thiết.
Câu 4: Lời văn của biên bản phải như thế nào ?
Lời văn của biên bản phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu: Lời văn của biên bản phải ghi lại đầy đủ, chính xác các nội dung của sự việc, hiện tượng được ghi lại. Lời văn cần ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu, tránh sử dụng từ ngữ hoa mỹ, cầu kì.
Chính xác, trung thực: Lời văn của biên bản phải ghi lại đúng sự thật, không được thêm bớt, sửa chữa, tẩy xóa.
Công bằng, khách quan: Lời văn của biên bản phải thể hiện được tính công bằng, khách quan của người lập biên bản.
Cụ thể ở văn bản 1 và văn bản 2:
Văn bản 1:
Lời văn của biên bản 1 đảm bảo các yêu cầu trên. Lời văn ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu, ghi lại đầy đủ, chính xác các nội dung của buổi sinh hoạt chi đội 9D trong tuần 6.
Văn bản 2:
Lời văn của biên bản 2 cũng đảm bảo các yêu cầu trên. Lời văn ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu, ghi lại đầy đủ, chính xác các nội dung của việc trả lại giấy tờ, tang vật, phương tiện vi phạm hành chính cho chủ sở hữu, người quản lí hoặc người sử dụng hợp pháp.
Ngoài ra, lời văn của biên bản cần tránh sử dụng những từ ngữ mang tính chủ quan, cảm tính.
III – Luyện Tập
Câu 1: (Trang 126, SGK Ngữ Văn 9 Tập 2)
Trong các trường hợp trên, các tình huống cần viết biên bản là:
a, Diễn biến và kết quả của Đại hội chi đội (hoặc chi đoàn).
c, Một vụ tai nạn giao thông.
d, Nghiệm thu phòng thí nghiệm.
Lý do:
a, Diễn biến và kết quả của Đại hội chi đội (hoặc chi đoàn) là một sự kiện quan trọng của chi đội (hoặc chi đoàn), cần được ghi chép lại một cách chính xác, đầy đủ để làm cơ sở cho việc đánh giá, tổng kết hoạt động của chi đội (hoặc chi đoàn) trong thời gian qua.
c, Một vụ tai nạn giao thông là một sự việc nghiêm trọng, cần được ghi chép lại để làm cơ sở cho việc điều tra, xử lý và phòng ngừa những vụ tai nạn tương tự xảy ra.
d, Nghiệm thu phòng thí nghiệm là một hoạt động cần thiết để đánh giá chất lượng của phòng thí nghiệm, đảm bảo an toàn cho người sử dụng phòng thí nghiệm.
Câu 2: Hãy ghi lại phần mở đầu, các mục lớn trong phần nội dung, phần kết thúc của biên bản cuộc họp giới thiệu đội viên ưu tú của chi đội cho Đoàn TNCS Hồ Chí Minh.
Phần mở đầu của biên bản cuộc họp giới thiệu đội viên ưu tú của chi đội cho Đoàn TNCS Hồ Chí Minh thường bao gồm thông tin cơ bản về cuộc họp, thời gian và địa điểm tổ chức cuộc họp, cũng như mục đích của cuộc họp.
Phần nội dung của biên bản này thường bao gồm các mục lớn sau:
Giới thiệu chương trình và mục tiêu của cuộc họp: Mục này giới thiệu ngắn gọn về lý do tổ chức cuộc họp, mục tiêu và nội dung chính sẽ được thảo luận trong cuộc họp.
Thông tin về đội viên ưu tú: Phần này liệt kê các đội viên ưu tú của chi đội mà cuộc họp sẽ giới thiệu. Thông tin này bao gồm tên, lớp học, các thành tích, hoạt động nổi bật của từng đội viên.
Bài phát biểu hoặc thảo luận: Trong phần này, mỗi đội viên ưu tú có thể được giới thiệu thông qua việc tổ chức bài phát biểu hoặc thảo luận về những thành tựu, hoạt động, và ảnh hưởng tích cực mà họ đã tạo ra trong chi đội hoặc cộng đồng.
Cảm ơn và khích lệ: Cuối cùng, phần nội dung thường kết thúc bằng lời cảm ơn và khích lệ tới tất cả đội viên ưu tú vì những đóng góp của họ và lời cảm ơn tới tất cả những người tham gia cuộc họp.
Phần kết thúc của biên bản thường ghi lại thời gian kết thúc cuộc họp, chữ ký của người chủ trì cuộc họp, và lời kết thúc chân thành từ người chủ trì.
Với những hướng dẫn soạn bài Biên bản – Ngữ văn 9 chi tiết như trên. Hy vọng sẽ giúp các bạn nắm được những ý chính của học phần này. Chúc các bạn có những bài soạn thật tốt, để thuận tiện trong quá trình tiếp thu bài giảng.
